晋市政办〔2018〕77号

乐虎国际app人民政府办公厅

关于做好全市专业档案管理的实施意见

各县(市、区)人民政府、开发区管委会,市人民政府各委、办、局:

  为了进一步加强国家基本专业档案资源建设,提升乐虎国际平台专业档案工作规范化、制度化、信息化管理水平,更好地为乐虎国际平台各项事业发展服务,结合乐虎国际平台实际,提出如下意见。

  一、提高站位,充分认识专业档案管理工作的重要性

  乐虎国际平台各级国家机关、事业单位及其工作人员在行政管理、为民服务活动中形成的各类专业档案涉及到经济发展、社会稳定和广大人民群众的根本利益,是党和国家事业发展的真实记录。它既见证了各部门、各单位及其工作人员履职尽责是否到位,办事程序是否规范,也反映了行政行为是否合法,行政结果是否公正。专业档案在服务市委、市政府全面深化改革,全面从严治党,全面依法治国,全面建成小康社会进程中发挥着越来越重要的作用。

  随着党和国家各项事业的快速发展,专业档案的数量和种类越来越多,专业档案工作的价值日益凸显,社会各界迫切需要获得专业档案的有力支持。我们要不断深化对新时期专业档案工作规律的认识,创新工作理念和工作方法,努力破解专业档案工作面临的新问题,为国家经济、政治、社会、文化和生态文明建设提供有力的档案支撑。做好新形势下专业档案工作,对于全面加强“三基”建设,促进依法行政,推进国家治理体系和治理能力现代化,提高党的执政能力和政府管理水平,具有十分重要的意义。

  二、强化责任,建立部门联动、齐抓共管的管理体制

  专业档案工作涉及面广,政策性强,既是一项长期的基础性工作,又是一项综合性的系统工程,各级政府要从服务全局的高度重视专业档案工作,加强对专业档案工作的领导;各级档案行政管理部门要提高依法履职能力,将专业档案建设纳入档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系建设范畴,与各项工作同步协调发展,逐步实现各领域形成的专业档案应建尽建、全面覆盖。切实做好对专业档案的培训、指导和监管工作。

  各专业档案主管部门要按照“谁主管、谁负责”的原则,明确分管领导,设置档案管理机构,配备适应工作需要的档案管理人员,加强本部门专业档案管理,加强对本系统专业档案工作的监督指导,明确专业档案归属流向,为本部门、本系统专业档案建设提供保障,切实担负起本部门、本系统专业档案集中统一管理的组织领导责任。

  各专业档案形成单位要按照“谁形成、谁整理”的要求,将专业档案纳入业务工作流程,督促工作人员将形成的专业文件材料按照档案管理的原则和方法有序化整理,并按时移交给本单位档案管理机构。严格执行专业档案工作制度,任何人不得将工作中形成的专业档案据为己有或者拒绝归档,切实加强专业文件材料的日常收集、整理、归档工作。进一步明确责任,层层落实,努力在全市形成政府集中统一领导,各专业档案主管部门和形成单位各负其责,档案部门依法监督指导的全社会共建共享专业档案信息资源管理体制。

  三、完善制度,实现专业档案管理有据可依

  各专业档案主管部门要按照国家基本专业档案目录认真梳理,对国家和省、市已经出台管理办法或意见的专业档案要加强监督和指导;对尚未出台管理办法或意见的专业档案,特别是涉及民生以及党和政府列入重点工作的专业档案,要积极开展调研,抓紧编制相应专业档案管理办法。

  建立健全专业档案管理制度,确保应归档文件材料能够及时移交归档、齐全完整;建立专业档案利用保密制度,保障专业档案安全保管、有效利用;建立专业档案鉴定、销毁制度。

  各专业档案形成单位要制定科学的专业档案分类方案和整理标准。根据本单位专业档案的特点、种类,制定适合本单位的档案分类体系并保持相对稳定;制定各类专业档案的整理标准,标准要具有可操作性和实用性,确保档案整理有据可依,应归档文件材料收集齐全、分类科学、整理规范。

  各级档案行政管理部门要经常深入基层,广泛开展调查研究,根据各部门业务工作中形成文件材料的具体情况,总结各类专业档案的形成规律,加强业务指导;建立专业档案目录缴送备案制度,做好专业档案资源前端控制,确保档案资源完整。

  四、确保安全,保障专业档案安全保管、依法移交

  各专业档案形成单位要根据本单位专业档案的特点和数量,设置适宜档案安全保存、满足工作需要的档案专用库房和装具;配备符合档案防护要求及容灾备份要求的设施设备。档案管理人员要定期清点核对库藏专业档案,做到账物相符;定期检查专业档案保管状况,对破损或变质的专业档案应及时进行技术处理。工作人员发生变动时,要及时做好专业档案移交工作。档案查借阅要进行登记,原件出库要严格管控并定期督促收回。应当制定档案安全应急预案,特别重要档案同时要进行异质异地备份。要加强对涉密专业档案和电子档案的管理,确保档案实体与信息的绝对安全。

  各部门档案管理机构要做好专业档案的接收、保管、利用、统计、鉴定工作;按照国家规定将形成的专业档案定期向本级国家综合档案馆移交。移交时要编制移交清册,核对档案数量,对拟移交档案进行核查,确保移交档案齐全完整。各级国家综合档案馆要制定专业档案特别是民生档案接收计划,进一步扩大接收范围,调整接收时限,不断丰富馆藏内容,优化馆藏结构。

  各专业档案主管部门及形成单位要全面落实档案安全主体责任,经常开展专业档案安全保密自查,及时发现和排除隐患,堵塞漏洞,严防档案损毁和失泄密事件发生。各级档案行政管理部门要会同有关部门定期进行专业档案安全保密执法检查,发现隐患及时督促整改,对发生档案安全事故的依法追究有关领导和责任人的责任。

  五、提升服务,加快推进专业档案信息化建设

  各县(市、区)、各部门要建立健全方便人民群众的专业档案利用体系,积极改进服务方式,优化、简化服务流程,促进档案资源利用效率的提升。

  各部门要将专业档案信息化建设纳入本部门本单位信息化建设计划,要按照国家《数字档案室建设指南》和《数字档案室建设评价标准》要求,配置相应的专业档案软硬件管理系统,切实推进档案存量数字化、增量电子化和利用网络化建设。按照《电子档案移交与接收办法》《电子档案管理系统基本功能规定》等有关标准,建立专业档案信息系统平台,对形成的电子文件和业务数据进行有效管理与归档保存;按照《纸质档案数字化规范》,有步骤、分阶段地实施重要专业纸质档案的数字化工作,以数字化档案代替原件提供利用,对已实现数字化的档案原件妥善保管,一般不再提供利用。充分利用已有的信息传输网络和平台,积极推进专业档案信息资源共享,同时向同级国家档案馆报送备份数据,为档案信息的原始性、真实性和灾难恢复提供保障。采取措施严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露,对涉密专业档案进行数字化要严格遵守保密规定。

  各级国家档案馆要优先对专业档案特别是民生类专业档案进行数字化,要建立目录数据库和全文数据库,为满足人民群众日益增长的查阅利用专业档案需求提供优质高效服务。

  乐虎国际app人民政府办公厅      

  2018年10月30日